description du poste

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen. 

De Faculteit Toegepaste Ingenieurswetenschappen van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (80 %) dossierbeheerder HR en beleidsondersteuning.

Functieomschrijving

De functie omvat vastomlijnde opdrachten in twee domeinen:

• Gemiddeld anderhalve dag per week (30%) sta je ter ondersteuning van het facultaire HR-team en de departementen in voor de administratie van personeelsbewegingen (aanstellingen, verlengingen, enz.) op de facultaire personeelsenveloppe en dan in het bijzonder de administratieve voorbereiding en opvolging van de besluitvorming in de vier departementsraden en de Faculteitsraad.
• Gemiddeld een halve dag per week (10%) vervul je taken in de financiële cel van de faculteit: bij voorbeeld bestellingen goedkeuren, inkomende facturen verwerken, rapportering voorbereiden.
• In de andere helft van je functie neem je projectmatig taken op in de Cel Algemeen Beleid en Onderzoek van het decanaat. Onder die cel vallen de domeinen HR, financiën, secretariaat, communicatie, onderzoek, infrastructuur en preventie.
• Je projectmatige werk houdt in dat je verslagen schrijft van vergaderingen, data en informatie verzamelt en beheert en correct informatie verstrekt aan collega’s, klanten en opdrachtgevers.
• Naargelang van jouw specifieke expertise en in een taakverdeling met de andere leden van de cel neem je ook andere administratieve en logistieke taken op, bv. het beheer van facultaire intra- en SharePoint-sites, de organisatie van interne evenementen.
• Onder het projectmatige werk valt ook dat je taken opneemt van afwezige collega’s, volgens de back-up-taakverdeling die op teamniveau wordt afgesproken.
• Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.

Profiel

• Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met HR-werk of financieel werk.
• Je werkt graag secuur en vindt plezier in een vlotte en correcte administratie.
• Je houdt van variatie in taken en tools en kan goed omgaan met verandering.
• Je werkt graag in een team, vindt vlot aansluiting bij collega’s in verschillende domeinen en kan tegelijkertijd goed zelfstandig werken, met een groot verantwoordelijkheidsgevoel voor je eigen taken.
• Je kan vlot overweg met Microsoft365. Je bent sterk met Outlook en Word en hebt een stevige basis in Excel en PowerPoint.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
• Ervaring met verslaggeving is een meerwaarde.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je kan goed plannen en organiseren.

Aanbod Groepsverzekering Maaltijdcheques Internetvergoeding / Abonnement Parking Tussenkomst openbaar vervoer Eco Cheque Opleiding Extra-legale vakantiedagen Thuiswerk

• We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur voor een periode van twee jaar, met mogelijkheid tot verlenging. De startdatum is 15 maart 2025 of zo snel mogelijk daarna.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage. 
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, een internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op Campus Groenenborger, in een dynamische en stimulerende werkomgeving. Je bent elke werkdag welkom op de campus, maar mag ook thuis werken. Je werkt minstens twee werkdagen per week op de campus.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Solliciteren?

• Je kan tot en met 22 januari 2025 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’ en vervolledig het online sollicitatieformulier. Voeg zeker een motivatiebrief toe specifiek voor deze functie.
• De selectiecommissie bekijkt zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte. Als je na de preselectie nog steeds in aanmerking komt, word je geïnformeerd over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure. We vragen alvast om er in je agenda rekening mee te houden dat de selectieproeven in de week van 3 februari zullen plaatsvinden en de selectiegesprekken van 6 tot 11 februari 2025.
• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met mw. Nele Hillewaere, faculteitsdirecteur, 03 265 1870 of faculteitsdirecteur.fti@uantwerpen.be.

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.