description du poste

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La mission principale du management assistant consiste à optimiser la gestion quotidienne du membre du comité exécutif et l’équipe HR afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs priorités stratégiques et la prise de décision.

Le/La Management Assistant ComEx organise, coordonne et exécute différentes tâches (administratives) dans 3 domaines principaux:

1. Gestion Administrative et organisationnelle
2. Communication et information
3. Support et coordination

Responsabilités

Gestion administrative et organisationnelle

• La gestion d'agendas complexes, la planification de rendez-vous et la hiérarchisation des priorités
• Organisation logistique: planifier les déplacements et côté logistique des réunions et événements
• Préparer et vérifier l'agenda en matière de réunions et de rendez-vous
• Soutien aux autres membres du Comex en termes de collaboration et appui aux autres management assistants
• Faciliter le travail de l’équipe en assurant une gestion administrative, organisationnelle et logistique fluide et efficace
• Organisation d'événements: coordonner des séminaires de direction, des conseils d'administration ou des assemblées générale

Communication et information

• Rédaction de supports, prise de notes et rédaction de comptes-rendus ou nécessaire
• Suivi des dossiers et leurs deadlines
• Filtrage des appels et accueil 
• Agir en tant qu'interlocuteur auprès des autres membres du Comex, des partenaires externes et des collaborateurs
• Gérer les appels, les e-mails et les sollicitations pour ne transmettre que les dossiers urgents et pertinents (en fonction de la délégation donné par le membre comex)
• Faire usage de son appréciation indépendante propre par rapport à des problèmes réels ou potentiels, et sur sa propre initiative, les soumettre à l'attention des directeurs ou du personnel d'encadrement en leur suggérant un mode d'action
• Faciliter la communication interne

Support et coordination

• Veille d'informations: rassembler et synthétiser de manière proactive les informations et data pertinentes. Préparer des dossiers
• Gestion de projets spécifiques 
• Donner du supports pour des présentations
• Appui aux processus: exécuter ou initier la mise en œuvre de pratiques et de procédures administratives. Faire des propositions de simplification
• Traduire divers supports
• Gérer divers processus administratifs
• Gérer et suivre de la facturation/One buy/Ariba andere processen, reporting, …
• Veille et confidentialité: manipuler des informations sensibles avec une discrétion absolue

Profil

Etudes & expérience:

• Bilingue FR/NL, ENG est un

Compétences:

Courage

• Proactivité et Initiative: rechercher proactivement l'information. Identifier et rapporter les problèmes en suggérant des solutions.
• Responsabilité: assurer la correcte application des procédures et prendre la responsabilité de ses actions. 
• Résolution de problèmes: fournir un support opérationnel et des solutions pour les activités quotidiennes et assurer la résolution immédiate des problèmes urgents.
• Communication: faire preuve d'efficacité (orale et écrite)

Change

• Gestion et planification des activités (y compris le planning - backtiming)
• Adaptabilité et flexibilité: s'adapter rapidement aux nouvelles méthodes de travail; faire preuve de flexibilité face aux imprévus quotidiens; capacité à gérer les priorités et à respecter les délais
• Capacité d'analyse permettant notamment de détecter et solutionner les erreurs structurelles

Customer

• Orientation Client (Commitment): considérer chaque interaction comme une opportunité de créer une expérience positive; agir en tant que garant de la satisfaction client
• Rigueur du Détail et Qualité d'Exécution: démontrer un excellent sens du détail et être rigoureux et vérifier l'exactitude du contenu
• Orientation Résultat: démontrer des standards élevés dans l'exécution

Coopération

• Collaboration et Travail d'Équipe: collaborer efficacement avec les collègues internes et externes à l’équipe, en partageant leurs connaissances et compétences; faire preuve de bienveillance et d’ouverture d’esprit envers tous les collègues.
• Support Transversal: agir en tant que point de contact central pour les questions opérationnelles et la gestion des besoins à court terme.

Offre

Un CDI à temps plein.

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