description du poste

Responsable Administration et Opérations (H/F) CDD / CDI / Indépendant(e)– Belgique (Tournai)

Devenez le pilier administratif et opérationnel de notre croissance internationale. En soutien direct au Fondateur avec qui vous collaborerez étroitement au quotidien et en interaction avec tous les aspects de l'entreprise, vous assurez la coordination, le suivi rigoureux et l’optimisation des activités administratives et opérationnelles, au sein d’une structure dynamique et en forte croissance. Vous jouez un rôle clé pour fluidifier les processus et contribuer à la performance globale. Vous deviendrez vite indispensable !

Poste pluridisciplinaire, varié et passionnant.

Votre adaptabilité légendaire nous sera très utile !

Pourquoi ce rôle est fait pour vous

Nous construisons avec précision et intelligence nos développements, dans un esprit d’équipe bienveillant.

Votre énergie, votre implication quotidienne, votre amour du travail bien fait, votre loyauté, votre subtilité d’esprit feront la différence. Vous serez la personne de confiance, le véritable bras droit du Fondateur dirigeant, participant au déploiement international de nos multiples

innovations brevetées.

Contexte de l’entreprise

Start-up spécialisée en R&D santé, avec une expertise unique en dispositifs médicaux et cosmétiques, reconnue pour ses innovations de rupture et éco-responsables. Nous avons obtenu

le meilleur score AWEX

(subsides pour le développement Export). Notre équipe à taille humaine s’agrandit suite à un rapprochement stratégique avec un géant français de la cosmétique et nous positionne aujourd'hui comme un leader mondial dans notre domaine de compétence.

Vos missions

1. Gestion Administrative et Financière

Les chiffres, les tableaux bien ordonnés et les dossiers impeccables vous plaisent, nous aussi ! Et ils nous sont indispensables au pilotage quotidien. Vous êtes rigoureux, vous évoluerez dans un environnement collaboratif, avec l’opportunité de développer vos compétences dans plusieurs domaines.

Contribution à la gestion des flux financiers et au business plan Interface avec le comptable, le DAF et mise à jour de l’ERP et WinAuditor Identification et sollicitation

de subsides ou financements Gestion des dossiers AWEX (Wallonie) jusqu’à 300K€ Collaboration avec nos partenaires externes (comptables, juristes, secrétariat social) pour assurer la conformité administrative Supervision des paiements de factures, suivi des relations professionnelles et clients Contrôle et saisie des factures fournisseurs, vérification comptable et TVA Suivi des paiements en attente et identifier les retards.

2. Soutien à la Direction

En véritable bras droit du Fondateur, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise. Ce poste exigeant et riche vous place au cœur de l’organisation, garantissant que la direction dispose en temps réel des outils, informations et supports nécessaires pour piloter efficacement.

Vous serez le point de contact privilégié entre le Fondateur, le service marketing, l’unité de production, le service réglementaire, le service comptable et financier ainsi que nos partenaires externes, assurant une coordination fluide et efficace.

Missions clés :

Organisation et coordination des informations et actions internes et externes Synthèse, constitution et mise à jour des dossiers professionnels stratégiques, indispensables à la prise de décision Coordination des relations internationales avec les équipes et partenaires en Europe, Amérique latine, Asie, Proche et Moyen-Orient Participation active aux réunions avec le Fondateur pour assurer un suivi solide Contribution à la mise en place et à l’optimisation des contrats-cadres, en relation étroite avec les avocats Collecte, organisation et diffusion d'informations clés à l’ensemble des parties prenantes Élaboration de reportings réguliers (plannings, débriefs, synthèses) pour assurer la transparence et la communication fluide Maintien d’une communication claire, bienveillante et respectueuse avec tous les membres de l’équipe et les partenaires Préparation des déplacements, gestion des agendas, planification et suivi rigoureux des réunions

3. Coordination Opérationnelle

Coordination globale des projets en développement avec implication à chaque étape de la chaîne marketing, achats, production et ventes Assistance dans les flux logistiques, avec suivi et mise à jour de la traçabilité via notre ERP/MRP Appui aux achats et négociations fournisseurs, ainsi que gestion des relations externes Suivi complet des commandes, réceptions, expéditions et exports internationaux Réactivité et gestion proactive des problématiques logistiques et douanières Suivi des KPI, création et mise à jour des tableaux de bord et rétroplanning (Gantt) Pilotage et management de projets spécifiques initiés par la direction

4. Support au Développement et communication

Participation à la communication et contribution au marketing stratégique et opérationnel Organisation de salons professionnels Documentation et élaboration de procédures opérationnelles Gestion ponctuelle efficace des e-mails et appels entrants

Votre profil

Vous êtes rigoureux, organisé, exigeant et avez une

excellente capacité d’analys e ainsi qu’une réelle motivation et un fort désir d’apprendre.

Vous avez un goût prononcé du travail bien fait ! Francophone, vous maîtrisez également très bien l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

(écrit et oral) Une première expérience en administration, finance ou gestion d’entreprise constitue un atout, mais c’est avant tout votre potentiel et votre envie de progresser dans un contexte start-up qui seront valorisés.

Formation et expérience

Formation en administration, gestion d’entreprise ou solide expérience dans un poste similaire Master en Administration, Gestion des entreprises, École de Commerce ou équivalent 3 à 10 ans d’expérience polyvalente, idéalement en PME/ETI industrielle, avec une forte dimension opérationnelle et administrative Maîtrise des outils bureautiques et ERP ; aisance sur Mac est un atout

Conditions et avantages

Contrat : CDD/CDI selon évolution, ou Indépendant Rémunération attractive selon profil + primes sur objectifs Espace de co-working, vivant et Design Lieu : Tournai (Belgique), à 35 min de Lille

Pourquoi nous rejoindre ?

Intégrez une start-up pionnière, à taille humaine Bénéficiez d’une autonomie réelle et d’une forte reconnaissance Participez activement à une aventure entrepreneuriale innovante et à un projet environnemental ambitieux Travaillez dans une ambiance constructive où vos valeurs feront la différence

Candidature Merci d’adresser CV et lettre de motivation précisant vos prétentions salariales et votre disponibilité.